Gerenciar as partes interessadas do projeto requer um plano de gerenciamento das partes interessadas desenvolvido e aprovado durante a fase inicial do projeto englobando os processos necessários para assegurar que as partes interessadas sejam identificadas, engajadas e atendidas de acordo com os objetivos do projeto.
O Plano de Gerenciamento das Comunicações é um componente do plano de gerenciamento do projeto baseado nas necessidades de comunicação do projeto.
Deve ser de fácil entendimento e pode incluir, entre outros:
-Requisitos de comunicação dos stakeholders
-Relatório/Informação (formato, conteúdo, nível de detalhe, modelo)
-Propósito
-Responsável
-Destinatários
-Meios de comunicação ou tecnologia
-Frequência
-Critério para escalação
-Método para atualização do plano
-Glossário do projeto
-Modelos e diretrizes para reuniões, e-mail, etc.
Um modelo de declaração do escopo é um formulário que contém todos os campos necessários para criar a declaração do escopo de um projeto. Ele detalha as entregas, atividades e critérios de aceite, garantindo que todas as partes interessadas tenham uma compreensão clara e alinhada dos objetivos e limites do projeto. Neste artigo, abordaremos como preencher esse modelo de forma eficaz, com exemplos práticos e diretrizes.
A utilização de um modelo estruturado facilita a identificação e documentação de todas as especificidades do projeto. Ele auxilia no gerenciamento de expectativas e na prevenção de ambiguidades, garantindo que todos saibam o que está incluído e o que está fora do escopo. A seguir, exploraremos como preencher cada seção do modelo de declaração do escopo de forma detalhada.
Para projetos complexos, um modelo de declaração do escopo é uma ferramenta essencial que ajuda a manter o foco e evita desvios. Seja você um gerente de projetos ou parte de uma equipe, entender como utilizar esse recurso é vital para o sucesso do projeto.
Como Preencher um Modelo de Declaração do Escopo
O preenchimento correto do modelo de declaração do escopo envolve a inserção de informações precisas sobre as entregas, trabalho necessário e critérios de aceite. Este formulário deve ser utilizado como uma base para toda a documentação do projeto.
Passo a Passo para Preencher um Modelo de Declaração do Escopo:
- Informações do Projeto: Comece inserindo o nome do projeto, o gerente de projetos e a data.
- Entregas: Liste todas as entregas previstas, com uma breve descrição de cada uma.
- Atividades Necessárias: Descreva as atividades e tarefas necessárias para cada entrega.
- Critérios de Aceite: Defina critérios claros para cada entrega ser aceita.
- Exclusões do Escopo: Especifique o que está fora do escopo do projeto.
- Aprovação: Inclua campos para assinaturas das partes interessadas, confirmando a concordância com o escopo.
Exemplo de Declaração do Escopo
Um exemplo de declaração do escopo pode ilustrar como preencher cada seção do formulário de maneira detalhada e eficaz. Este exemplo pode ser adaptado para diferentes tipos de projetos, mas segue uma estrutura padrão que garante clareza e compreensão comum entre todos os envolvidos.
Como Estruturar um Exemplo de Declaração do Escopo:
- Visão Geral do Projeto: Forneça uma descrição concisa do projeto e seus objetivos.
- Entregas Específicas: Liste todas as entregas, detalhando o que cada uma implica.
- Critérios de Aceite: Defina os critérios de aceitação para cada entrega.
- Exclusões Claras: Delimite o que não está incluído no escopo.
- Campos de Aprovação: Insira espaços para assinatura das partes interessadas.
Utilizando o Modelo de Declaração do Escopo no Dia a Dia
A utilização eficaz do modelo de declaração do escopo envolve a revisão constante do documento e a comunicação regular com a equipe e partes interessadas. Este modelo deve ser um guia ao longo do projeto, ajustável conforme necessário.
Passo a Passo para Utilizar o Modelo de Declaração do Escopo:
- Distribuição do Formulário: Assegure que todos os membros da equipe tenham acesso ao documento.
- Reuniões de Alinhamento: Use o modelo como base durante as reuniões de progresso.
- Atualizações Periódicas: Revise e atualize o modelo conforme novas demandas ou mudanças surgirem.
- Avaliação de Mudanças: Utilize o modelo para determinar se as solicitações de mudança estão dentro do escopo.
- Documentação Final: Ao final do projeto, revise o modelo para incorporar as lições aprendidas.
Conclusão
O modelo de declaração do escopo é mais do que apenas um documento; é uma ferramenta fundamental para o gerenciamento eficaz de projetos. Ele ajuda a alinhar expectativas, definir limites claros e garantir que todos os envolvidos estejam na mesma página.
Com um modelo bem estruturado, você pode navegar pelos desafios do escopo do projeto com maior confiança e menos estresse. A declaração do escopo se torna, assim, um aliado vital para alcançar o sucesso em cada etapa do projeto, desde a concepção até a conclusão.
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Verifique nas entradas seus Modelos/Templates e exemplos
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- Documentação dos requisitos
- Matriz de rastreabilidade dos requisitos
- Linha de base do escopo composta por:
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- Técnicas de criatividade em grupo
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- Análise de produto
- Geração de alternativas
Artigos de gerenciamento do escopo
- O GP pode propor mudanças ao Patrocinador? Como e quando?
- Até onde descer na EAP (WBS)?
- Expectativas, Requisitos, Critérios de aceitação, Restrições, Premissas
- Premissas: Quem garante?
- Premissas e Exclusões do Escopo: Quando e como usar?
Declaração de trabalho ou Statement of Work (SOW)
Descrição de um produto ou serviço para ser adquirido sob um contrato; Declaração de requisitos.
Desenvolvida a partir da linha de base do escopo.
Deve fornecer informação suficiente para o vendedor criar e precificar uma proposta aderente a necessidade do projeto.
O Plano de Gerenciamento das Aquisições está baseado no Guia PMBOK® e tem como objetivo descrever como os processos de aquisição serão gerenciados desde o desenvolvimento dos documentos de aquisições até o fechamento do contrato.
O Termo de Abertura do Projeto (TAP) é um documento essencial que formaliza o início de um projeto, conferindo autoridade ao gerente de projetos para aplicar recursos organizacionais nas atividades planejadas. Este documento, disponível para download no link fornecido, serve como um modelo de Termo de Abertura do Projeto abrangente para a criação do seu próprio TAP.
Tópicos do modelo de Termo de Abertura do Projeto
O modelo inclui seções fundamentais, tais como:
- Nome do Projeto: Identificação clara do projeto.
- Justificativa: Razões e necessidades que motivam a realização do projeto.
- Objetivos: Metas específicas que o projeto pretende alcançar.
- Escopo: Delimitação das entregas e dos limites do projeto.
- Riscos Gerais: Identificação preliminar dos possíveis obstáculos.
- Restrições Gerais: Limitações que podem impactar a execução do projeto.
Utilizar este modelo facilita a elaboração de um TAP completo e eficaz, assegurando que todos os aspectos cruciais sejam considerados desde o início.
Para aprofundar seu entendimento sobre a importância e a elaboração do Termo de Abertura do Projeto, recomendamos a leitura do artigo Termo de abertura do projeto: O que é, como fazer, exemplo.
Este recurso adicional oferece insights valiosos que complementarão o uso do modelo disponível para download.
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Registro das partes interessadas versão com 2 variáveis para definir a importância da parte interessada. (Importância = Poder na empresa x Interesse no projeto) onde:
- Poder: Nível de autoridade / Posição hierárquica ou de carisma ou liderança pessoal;
- Interesse: Nível de preocupação em relação aos resultados do projeto.
Saída do Processo 13.1 Identificar as partes interessadas do Guia PMBOK®
Incluído Capa com Histórico de Alterações e Aprovações.
Nova versão em Excel do nosso Dicionario da EAP.docx.
Incluído Capa com Histórico de Alterações e Aprovações.
O termo de aceite é um documento fundamental para garantir que todas as entregas de um projeto estejam alinhadas com as expectativas do cliente e os requisitos estabelecidos. Sua importância se reflete tanto nas entregas parciais quanto na entrega final, assegurando que todos os envolvidos estejam cientes e de acordo com o resultado alcançado. Este artigo explora as nuances do termo de aceite, apresentando exemplos, modelos e orientações práticas para sua elaboração e utilização eficaz.
Em projetos, a comunicação clara e a documentação adequada são cruciais para o sucesso. O termo de aceite atua como um registro formal que atesta a aceitação do cliente, fornecendo segurança tanto para o cliente quanto para a equipe do projeto. Ao longo deste artigo, você entenderá como um termo de aceite bem estruturado pode minimizar riscos e melhorar a satisfação do cliente.
Compreender a estrutura e os elementos essenciais de um termo de aceite é vital para qualquer profissional envolvido em projetos. Seja você um gerente de projetos experiente ou um iniciante na área, este guia fornecerá insights valiosos e práticos para aprimorar seu processo de aceitação de entregas.
Termo de Aceite Exemplo: Compreendendo na Prática
O termo de aceite é mais que uma formalidade; é um instrumento que protege ambas as partes envolvidas no projeto. Um exemplo bem elaborado deve conter informações detalhadas sobre o que está sendo entregue, as condições de aceitação e as assinaturas das partes envolvidas.
Passo a Passo para Criar um Termo de Aceite Exemplo:
- Identificação do Projeto: Inclua o nome do projeto e uma breve descrição.
- Descrição da Entrega: Detalhe o que está sendo entregue, incluindo especificações técnicas.
- Critérios de Aceitação: Defina os parâmetros que indicam que a entrega foi bem-sucedida.
- Data de Entrega: Registre a data em que a entrega foi concluída.
- Assinaturas: Inclua espaço para as assinaturas do cliente e do representante do projeto.
Termo de Aceite Modelo: Estruturando com Eficiência
Um termo de aceite modelo é uma ferramenta útil para padronizar o processo de aceitação de entregas em diferentes projetos. Um modelo eficaz deve ser flexível o suficiente para se adaptar a variados tipos de projetos e suas especificidades.
Como Estruturar um Termo de Aceite Modelo:
- Template Base: Crie um documento base com os elementos essenciais do termo de aceite.
- Adaptação: Personalize o template de acordo com as especificidades do projeto atual.
- Revisão: Submeta o termo a uma revisão criteriosa para garantir a precisão e a clareza.
- Validação: Apresente o modelo aos stakeholders para garantir que atende às expectativas.
- Armazenamento: Mantenha uma biblioteca de modelos para facilitar o acesso futuro.
Termo de Aceite da Entrega: Formalizando a Conclusão
O termo de aceite da entrega é o documento que formaliza a aceitação de uma entrega específica dentro de um projeto. Ele é essencial para o encerramento de fases ou do projeto como um todo, garantindo que todas as partes concordem que os requisitos foram atendidos.
Como Formalizar o Termo de Aceite da Entrega:
- Reunião de Encerramento: Agende uma reunião para revisar a entrega com o cliente.
- Avaliação da Entrega: Confirme se todos os critérios de aceitação foram cumpridos.
- Documentação: Preencha o termo de aceite com todos os detalhes relevantes.
- Assinaturas: Obtenha as assinaturas necessárias para validar a aceitação.
- Arquivamento: Guarde o documento em um local seguro e acessível para consulta futura.
Conclusão
O termo de aceite não é apenas um documento; é uma peça-chave na construção de relações de confiança e na garantia de que os objetivos do projeto foram alcançados. Ao seguir as diretrizes e exemplos apresentados neste artigo, você estará melhor preparado para formalizar entregas de maneira eficaz, minimizando riscos e maximizando a satisfação de todas as partes envolvidas.
O poder de um termo de aceite bem feito está na sua capacidade de prevenir mal-entendidos e garantir que cada etapa do projeto seja reconhecida e validada. Isso não só fortalece a documentação do projeto, mas também constrói um alicerce de confiança e profissionalismo que pode ser levado para futuros projetos.
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Bibliografia recomendada de gerenciamento da qualidade
- PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). Pennsylvania: PMI, 2021.
- ROSE, K. Project Quality Management: Why, What and How. J. Ross Publishing, 2022.
Planilha complementar para inserir as questões a serem pontuadas da RFI - Request for Information.docx.
Listas de verificação da qualidade, também, conhecido como Checklist.
Esse é um exemplo que pode ser usado como template que está disponível também nas nossas ferramentas.
