Gestão de Portfólio de Projetos
Busco sempre privilegiar a infraestrutura atual e adaptar a Gestão de Portfólio de Projetos às soluções já adquiridas.
Quando o cliente não tem, apresento uma solução completa que tenho onde uso o Microsoft Project, o Excel e o PowerPoint para gerar o Status Report de todos projetos de forma automática, além de distribuir as informações e atualizar as atividades de cada membro da equipe através da integração com o e-mail e o calendário do Google (Gmail) e da Microsoft (Outlook).
Para essa solução é necessário pelo menos uma licença de Microsoft Project e uma do Microsoft Excel.
A solução consiste do uso de um Master Project que consolida todos os cronogramas de todos os projetos que compartilham um Pool de Recursos.Através de macros é extraído as informações e gerado o Status Report dos projetos de forma agil e com qualidade.
Essa solução permite controlar todo o pool de recursos da empresa ou de uma área específica e gerenciar todo o portfólio de projetos de forma integrada.
Entre em contato e solicite uma cotação.
Componentes das soluções de Gestão de Portfólio de Projetos
Veja abaixo com mais detalhes as necessidades essenciais com algumas das alternativas já testadas e validadas na nossa solução de gestão de portfólio de projetos:
| Necessidade | Alternativa | Vantagens & Desvantagens & Comentários |
| Armazenamento e Estruturação dos documentos por projeto de acordo com o padrão da metodologia | Solução de armazenamento nas nuvens (Já trabalhei com o Google drive e o Dropbox. Tive menos problemas de conflito com o Dropbox.) | Vantagens
Flexibilidade de atualizar a documentação dentro e fora da organização Desvantagens Conflitos na atualização de documentos quando mais de uma pessoa atualiza o documento ao mesmo tempo. Isso pode ocorrer também quando a atualização é feita sem conexão e no momento da sincronização alguém já havia atualizado o mesmo documento. |
| Servidor de arquivos | Vantagens
Não existe conflito de arquivos Desvantagens São necessárias soluções de infra complementares para acessar o documento fora da organização. Também não é possível atualizar o documento sem uma conexão de rede. |
|
| Criação e atualização dos documentos (templates) adotados pela metodologia | Microsoft Word, Microsoft Excel (obrigatórios) e Microsoft PowerPoint | |
| Ainda não testei outras soluções | ||
| Atualização do cronograma | Microsoft Project | Desvantagem
Custo de aquisição |
| Soluções Open Source para avaliação | Algumas das alternativas existentes com seus links para avaliação:
Soluções Open Source GanttProject Versão 2.8.11 publicada em 22/04/2020 Versão 3.0 RC publicada em 23/12/2020
Project Libre https://sourceforge.net/projects/projectlibre/ Versão 1.9.3 atualizada em 07/01/2021 |
|
| Gestão das atividades | Soluções testadas com uso do Kanban para gestão das atividades.
Nesse caso, o uso do cronograma é opcional e a geração do Status Report é adaptada. |
Microsoft Planner: https://products.office.com/business/task-management-software
Trello: https://trello.com |
| Envio de e-mails e Notificações para responsáveis das atividades | GMAIL, Outlook | |
| Gestão do Portfólio e Geração dos Status Report | Soluções completas para a gestão do seu portfólio podem ser integradas com as demais soluções apresentadas | Microsoft Project e Microsoft Excel
Uso macros feita em VBA para a geração do Status Report de todos os projetos. Abaixo os principais passos para a geração:
Clickup: https://clickup.com/ Solução completa com os seguintes benefícios.
|
Referências bibliográficas
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMI - Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. The Standard for Portfolio Management, 4th Edition, Project Management Institute Inc., 2017.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), 3rd Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2013.
PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Process Groups: A Practice Guide, 1st Edition, Project Management Institute Inc., Newtown Square, 2022.
KERZNER, H. Using the Project Management Maturity Model: Strategic Planning for Project Management, 3rd Edition, Wiley, 2019.
http://escritoriodeprojetos.com.br/escritorio-de-projetos
ISO, ISO 21500. http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=50003
Pinto, A., et al. “The PMO Maturity Cube, a Project Management Office Maturity Model”, PMI Research and Education Conference 2010 Proceedings, Washington D.C., USA.
Responses